Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

IXXA VvE Beheer B.V. is een VvE-beheerkantoor gevestigd te Amsterdam. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

Contactgegevens

• Naam en voorletters
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Financiële gegevens

• Bankrekeningnummer
• Betalingsgegevens
• Servicekosten en bijdragen

VvE-gerelateerde gegevens

• Appartementsnummer
• Aandeel in de VvE
• Functie binnen de VvE (bestuurder, eigenaar)
• Correspondentie en meldingen

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Uitvoering van de beheerovereenkomst

• Administratie van de VvE
• Financieel beheer
• Communicatie met eigenaren
• Organisatie van vergaderingen

Wettelijke verplichtingen

• Boekhouding en jaarrekening
• Belastingaangiften
• Archivering van documenten

Gerechtvaardigd belang

• Verbetering van onze dienstverlening
• Preventie van fraude
• Beveiliging van onze systemen

4. Rechtmatige grondslag

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van:

• Overeenkomst: Voor de uitvoering van de beheerovereenkomst
• Wettelijke verplichting: Voor naleving van wet- en regelgeving
• Gerechtvaardigd belang: Voor verbetering van dienstverlening en beveiliging
• Toestemming: Voor nieuwsbrieven en marketing (indien van toepassing)

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Tijdens de beheerovereenkomst: Zolang de overeenkomst loopt
• Financiële administratie: 7 jaar na afloop van het boekjaar
• Correspondentie: 5 jaar na laatste contact
• Juridische documenten: Conform wettelijke bewaartermijnen

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij kunnen uw gegevens delen met:

• Andere eigenaren: Voor VvE-gerelateerde zaken (naam, appartement)
• Leveranciers: Voor uitvoering van onderhoud en diensten
• Accountants: Voor controle van de jaarrekening
• Overheid: Indien wettelijk verplicht
• IT-leveranciers: Voor technische ondersteuning

7. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:

• Versleuteling van gevoelige gegevens
• Toegangscontrole tot systemen
• Regelmatige back-ups
• Training van medewerkers
• Beveiligde datacenters

8. Uw rechten

U heeft de volgende rechten betreffende uw persoonsgegevens:

Recht op inzage

U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.

Recht op rectificatie

U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.

Recht op vergetelheid

U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens (onder voorwaarden).

Recht op beperking

U kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken.

Recht op overdraagbaarheid

U kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat opvragen.

Recht van bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens.

9. Cookies en website

Onze website gebruikt cookies voor:

• Functionele cookies (noodzakelijk voor de werking)
• Analytische cookies (voor verbetering van de website)
• Marketing cookies (alleen met uw toestemming)

10. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Wijzigingen worden op onze website gepubliceerd. Wij adviseren u om deze verklaring regelmatig te raadplegen.

11. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via privacy@ixxa.nl. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of uw rechten kunt u contact opnemen:

• E-mail: privacy@ixxa.nl
• Telefoon: 020-1234567
• Post: IXXA VvE Beheer B.V., Hoofdstraat 123, 1000 AB Amsterdam